Нещодавно діджиталізація торкнулася і листків непрацездатності. Реалізували це законотворці шляхом запровадження електронних лікарняних (далі – е-лікарняні). Що ж являє собою е-лікарняний? Це документ, який підтверджує тимчасову непрацездатність працівника, зареєстрований у визначеному МОЗ порядку і має індивідуальний номер в спеціальному реєстрі. Саме він і слугує в подальшому підставою для нарахування страхових виплат працівникам.

Коли і де почали діяти е-лікарняні?

Із 04 червня 2021р в Україні була запроваджена цільова модель формування та видачі е-лікарняних. Це стало можливим завдяки наказу МОЗ від 01.06.2021 р. № 1066 “Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки” (далі – Наказ № 1066). При цьому із червня по кінець серпня в Україні діяла перехідна модель впровадження е-лікарняних. Вона передбачала поступовий перехід на формування електронних медичних висновків про тимчасову непрацездатність. І вже з 1 вересня 2021 року е-лікарняні запрацювали в наших закладах охорони здоров’я.

Електронні листки непрацездатності формуються в Електронному реєстрі листків непрацездатності (далі – Е-реєстр) на підставі медичних висновків про тимчасову непрацездатність, які вносить лікуючий лікар у Реєстр медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі – Реєстр).

Які лікарняні видаватимуть в електронній формі, а які — в паперовій?

Перехід із червня 2021 р. на е-лікарняні не означає, що усі листки непрацездатності одразу видаватиму в електронній формі. Тому і передбачили період, коли діятимуть паралельно електронні та паперові листки непрацездатності.

Так, якщо у пацієнта вже відкритий листок непрацездатності за паперовою формою за одним випадком тимчасової непрацездатності, то такий листок непрацездатності продовжують до його закриття виключно в паперовій формі. При цьому не важливо, у якому медичному закладі продовжує лікування пацієнт, тобто навіть тоді, якщо медичний заклад уже перейшов на формування медичних висновків у Реєстрі.

                 Який порядок отримання е-лікарняного працівником?

Для того, щоб лікар мав змогу виписати висновок про непрацездатність, працівник повинен прийти на огляд до лікаря. Лікар створює електронний медичний висновок про тимчасову непрацездатність у Реєстрі та завіряє його кваліфікованим електронним підписом (далі – КЕП). Про такі дії лікаря пацієнт отримає відповідне повідомлення від E-health. Звідти за кілька секунд виписаний лікарем висновок потрапляє до Реєстру Пенсійного фонду. Саме тут і формується електронний листок непрацездатності, тобто той документ, який слугує для нарахування соціальних виплат. Про формування такого документа працівник, якому виписано е-лікарняний, також отримаєте відповідне повідомлення на телефон, але уже від Пенсійного фонду України. При цьому дати відкриття та закриття листка непрацездатності будуть відповідати датам початку та закінчення періоду дії медичного висновку, на підставі якого він сформований. Сформований е-лікарняний у день створення (відкриття) стає доступним для перегляду в кабінеті страхувальника та застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Однак до дати закінчення періоду дії (закриття) листка непрацездатності він не може передаватися до страхувальника як підстава для нарахування виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням.

Як працівнику перевірити інформацію про виданий йому е-лікарняний?

Інформацію про сформований листок непрацездатності фізособа може перевірити в особистому кабінеті з використанням вебпорталу електронних послуг ПФУ. Для цього потрібно зайти у пункті меню “Мої листки непрацездатності”. Там можна ознайомитися із таким переліком атрибутів щодо листків непрацездатності:

– номер;

– дата відкриття;

– дата закриття;

– причина непрацездатності.

Чим відрізняється е-лікарняний від паперового?

Перш за все відмінність між даними видами листків непрацездатності полягає у тому, що перші складаються в електронній формі (хоча за бажанням роботодавця можуть бути роздрукованими), другі — виключно у паперовій формі.Серед принципових відмінностей варто виділити і те, що е-лікарняні не мають серії. Окрім того е-лікарняні видаються за нещодавно оновленими кодами причин тимчасової непрацездатності.

Чи дізнається роботодавець про діагноз працівника з е-лікарняного?

З цього приводу, як стверджують у МОЗ, однозначна відповідь “ні”. Адже до Пенсійного фонду потрапить лише та інформація, яка необхідна для нарахування виплат, зокрема, причина непрацездатності, період тимчасової непрацездатності, а також лікар, який виписав е-лікарняний. Тож ні роботодавець, ні Пенсійний фонд не будуть володіти інформацією про діагноз працівника.

Які дії працівника, який отримав е-лікарняний?

Працівникам більше не потрібно нести на роботу паперовий листок непрацездатності, щоб підтвердити період їх тимчасової непрацездатності. Адже роботодавці бачитимуть необхідну інформацію про е-лікарняні в особистому електронному кабінеті страхувальника (роботодавця) на вебпорталі Пенсійного фонду України.

Однак це не означає, що працівник не повинен проінформувати свого роботодавця про причину своєї відсутності на роботі. Після оформлення лікуючим лікарем електронного медичного висновку (коли автоматично відбувається відкриття е-лікарняного), працівник має повідомити про це свого роботодавця будь-яким зручним обом способом, наприклад, телефоном, електронною поштою тощо. А вже після закриття е-лікарняного, він стає підставою для призначення матеріального забезпечення працівнику.

Як роботодавець може пересвідчитися в тому, що його працівник отримав е-лікарняний?

Після отримання повідомлення від працівника про те, що співробітнику видано е-лікарняний роботодавець може власноруч пересвідчитися у цьому, побачивши відповідну інформацію про е-лікарняний такого працівника в особистому електронному кабінеті страхувальника (роботодавця) на вебпорталі Пенсійного фонду України.

Роботодавці вже зараз можуть отримати інформацію по працівниках, які працюють за основним місцем роботи. Зокрема: номер лікарняного; дата відкриття; дата закриття; ІПН застрахованого; ПІБ застрахованого.

Які дані з Е-реєстру лікарняних доступні працівнику і роботодавцю

Для працівників із Е-реєстру доступна наступна інформація:

–         реєстраційний номер листка непрацездатності;

–         дата відкриття та закриття листка непрацездатності;

–         причина непрацездатності.

Роботодавці з Е-реєстру можуть отримати таку інформацію:

–         реєстраційний номер листка непрацездатності;

–         дата відкриття та закриття листка непрацездатності;

–         ПІБ застрахованої особи;

–         реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) застрахованої особи.

Коли роботодавець має право брати в роботу для оплати е-лікарняний

Про відкриття е-лікарняного роботодавець отримує сповіщення в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Щоб довідатися, чи закритий листок непрацездатності працівнику, він має стежити за ним у кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Підстава для призначення матеріального забезпечення за е-лікарняним у роботодавця виникає у разі закриття е-лікарняного, а у разі вагітності та пологів — у разі відкриття е-лікарняного.

Чи впливає отримання е-лікарняного на процедуру призначення, розрахунку та виплати лікарняних і декретних від Фонду?

Ні, не впливає. Як і в разі видачі паперового лікарняного листка, розмір допомоги по тимчасовій втраті працездатності складе від 50% до 100% середнього доходу застрахованої особи залежно від тривалості стажу, а розмір допомоги по вагітності та пологах – 100% середнього доходу.

Однак існують нюанси щодо отримання фінансування на оплату е-лікарняних, а саме – процедура оформлення заяв-розрахунків та страхових виплат на підставі е-лікарняних,

Комісії із соціального страхування (уповноважені) на підприємствах продовжують свою роботу та призначають матеріальне забезпечення, як це було і раніше, незалежно від виду лікарняного — електронний він чи в паперовій формі. Вони зберігають весь обсяг функцій, передбачених Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

Як роботодавцю оплатити е-лікарняний?

У Фонді соцстраху стверджують, що для роботодавця майже нічого не змінилося після введення електронних листків непрацездатності. Тож які дії повинен виконати роботодавець для оплати е-лікарняного – давайте подивимось.

Крок 1. Роботодавець отримує сповіщення про відкриття е-лікарняного в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Інформацію про закриття такого листка непрацездатності роботодавець може побачити теж на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Крок 2. У роботодавця виникає підстава для призначення матеріального забезпечення за е-лікарняним у разі закриття такого е-лікарняного (а у разі вагітності та пологів — при відкритті е-лікарняного).

Крок 3. Кадрова служба перевіряє страховий стаж працівника, щодо якого отримано е-лікарняний, та надає інформацію про страховий стаж і кількість днів, які підлягають оплаті за рахунок роботодавця та Фонду. При цьому рішення про призначення матзабезпечення приймає комісія (уповноважений) із соцстрахування на підприємстві.

Крок 4. Комісія (уповноважений) із соцстраху оформляє рішення про призначення або відмову у призначенні матзабезпечення та передає його до бухгалтерії. У рішенні зазначається загальна кількість днів для оплати, у тому числі за рахунок Фонду соцстраху.

Крок 5. Бухгалтерія нараховує лікарняні (декретні) на підставі е-лікарняного (чи його паперової роздруківки) та рішення комісії (уповноваженого) із соцстрахування.

Крок 6. Бухгалтерія протягом 5 робочих днів оформлює заяву-розрахунок та подає до відділення Фонду соцстраху за місцем обліку.

При цьому слід урахувати, що для отримання фінансування роботодавці формують заяви-розрахунки окремо для е-лікарняних і паперових листків непрацездатності. Це пов’язано з тим, що е-лікарняні не мають серії та видаються за оновленими кодами причин тимчасової непрацездатності.

Наразі ситуація з порядком оплати е-лікарняних для сумісників законодавчо не врегульована. Адже відповідно до Закону № 1105 сумісникам призначається матеріальне забезпечення на підставі копії листка непрацездатності, засвідчена керівником за основним місцем роботи і печаткою. Однак про те, як реалізувати таку вимогу Закону № 1105 у разі видачі працівнику е-лікарняного, у нормативці ані слова. Тож роботодавцям не залишається нічого іншого, як тимчасово передбачити використання паперової роздруківки е-лікарняного і чекати відповідних чергових змін від законотворців і роз’яснень від Фонду соцстраху.